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综合档案管理系统
 
综合档案管理系统

1、应用背景

随着信息技术的发展和企、事业单位信息化建设的逐步深入,给档案管理带来了巨大的挑战。面对通讯、网络、多媒体、存储等信息技术的快速发展,如何充分利用信息化技术,加快档案信息化建设,更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务。

知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分,也是企业信息管理的基础,是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分,也是知识资源管理中最基础部分。档案作为重要的信息资源,大量凝结了组织发展过程中获得的认识、体会、经验和教训,是承载组织记忆及知识的重要容器,其间蕴涵了大量知识财产。因此做好电子档案的管理,对于企、事业单位来说尤为重要。结合先进的信息化技术,改变传统的重保管、轻利用的观念,充分发挥电子档案的价值,使其成为领导决策的依据,为员工学习掌握岗位工作知识提供途径,成为新产品研究中的重要参考资料。

2、电子档案管理系统解决的问题

l  适应对电子文件的管理:电子档案管理模式下管理和利用的对象为电子文件,电子文件具有文件与载体分离、易更改、依赖应用环境等特性,这与传统的实物档案管理存在很大的不同。电子档案管理系统要能够实现对实体档案和电子档案的有效管理,同时应根据用户单位的特点,结合电子文件管理的相关标准和理论,积极探索对电子文件的长期保存及完整性、真实性方面的研究。

l  实现档案业务的全面管理:提供信息收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、检索、借阅、库房管理等档案业务功能,实现对档案信息的全过程的高效管理。

l  实现档案信息的共享和利用:对电子档案信息进行有效组织,充分利用网络优势,在确保信息安全的同时,使企业员工可以在局域网或互联网上方便快捷的获取到档案信息资源。

l  实现文档一体化管理:与企、事业单位中已建立的办公自动化(OA)、管理信息系统(MIS)、企业资源计划(ERP)等业务系统进行无缝的衔接。通过有效的技术手段,使业务系统中产生的有价值的电子文件能够自动、完整、规范的归档到电子档案管理系统中。充分利用企、事业单位中的信息资源,减少人工操作,提高工作效率。

 

3系统特点

    综合档案管理系统为用户提供了一个安全、灵活、高效的“档案管理平台”。系统提供了安全控制功能对权限、数据和用户进行控制,以确保系统的“数据安全”。信息采集、档案管理和信息利用实现了档案管理过程中的所有业务功能,同时用户通过业务管理功能可以对文档库结构和功能模块进行“灵活配置”。另外系统可与全文检索、OCR、流媒体、工作流引擎等服务组件进行集成。用户可以在综合档案管理系统平台上建立起适合本单位的电子档案管理系统。系统适用于:

1)综合档案室:对企、事业、各级政府本单位的综合档案进行管理。

2)综合档案馆:各级档案馆,接收并管理所属立档单位的档案。

3)集团式管理:集团单位对分布在不同地点的下级单位进行集团化的档案管理,结合集团的实际情况,可以采用集中式或分布式的管理方案。

4)行业应用:根据行业的特点和标准,利用综合档案管理平台实现对行业档案的管理,如:

l  结合制造业的特点,实现对产品图纸的档案管理;

l  结合电力企业的标准、规范,实现对项目档案管理;

l  结合学校的管理,实现对教学、科研档案管理;

l  结合检察院、法院的要求,实现对诉讼档案管理;

l  结合房产局业务,实现对房产交易档案管理;

……     

     综合档案管理系统根据电子档案的收集、管理和利用的管理流程,提供了建库、数据录入、原件扫描采集、移交归档、数据导入导出、报表打印、统计、档案编研、档案销毁、库房实体管理、脱机保管、实物借阅、在线借阅、监控报警以及电子档案浏览、下载、打印等完整、高效、安全、易用的档案管理基本功能,还提供选配功能提高系统录入、查询效率并保证系统安全。

4档案馆解决方案

符合我国档案馆要求的档案管理系统可以快速构建档案馆解决方案。解决方案是目前档案领域最全面的解决方案之一,符合国家级、省级、市级、区/镇级等档案管和各类专业档案馆的数字化档案管理的要求。

Ø  数据角度

目前档案馆的档案类型多种多样,不但有众多实体档案(纸质或实物),还有各种各样的电子档案(电子文档或音视频文件)。可以针对不同类型的档案进行有效管理。

通过数字化处理模块,将纸质档案进行影像化处理。

通过转换模块,将多种电子格式的档案转换为统一的格式进行存储。

通过万能浏览组件,对多种格式的电子档案进行浏览。

通过档案的借阅模块,实现实物档案和电子档案的借阅管理。

……

Ø  业务角度

随着经济、技术的发展各类档案馆的业务也在不断的随着变化。不但可以覆盖现有的收、管、存、用等档案业务模式,同时可以通过的配置模块,随时调整系统,以适应业务的变化。通过的配置模块的强大功能,不但可以适应档案馆的历史档案管理的需求变化,还可以适应现行文件管理的需求变化。

通过可以实现档案及现行文件的在线采集;

通过可以实现收集、征集业务的在线监控;

通过可以实现档案的全生命周期的管理;

通过可以实现档案的自动化管理;

通过可以实现档案的多网应用;

通过可以扩大档案的利用范围;

……

Ø  安全角度

系统可以通过身份识别、权限管理、数据加密、数据传输、日志管理、在线监控、离线安全策略等模块对系统中的档案进行严密的安全控制,保证档案数据的安全性。

Ø  全国/全省范围建设

不仅仅可以满足单独的档案馆的需求,同时可以通过分布加集中的部署方式,满足全省档案馆的一体化化建设需求。

 

5、企事业单位解决方案

可以满足企业的标准档案管理的同时,还可以针对不同行业的特点定制专业档案解决方案。

Ø  标准档案管理

标准档案管理包括:传统文书档案、文书档案、基建档案、会计档案、科技档案、光盘档案、录像档案、录音档案、设备档案、实物档案、照片档案等。

Ø  专业档案管理

工程档案、图纸档案、合同档案、诉讼档案、技术档案、房产档案、社保档案、国土档案等。

可以对企业的重要档案数据进行身份识别、权限控制、数据加密等安全控制,以及高密数据、低密数据的针对性解决方案设计。

联系方式

陕西司南 400 107 0091 029-68833317/68833371
 
 
 
 

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